Eines der beliebtesten Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit ist die Pressemitteilung. Sie hat gegenüber anderen Methoden die Vorteile, dass sie kostengünstig zu erstellen ist, schnell und unkompliziert an die Öffentlichkeit herangetragen werden kann, gebündelte Informationen liefert und dabei eine sehr geringe Gefahr von Missverständnissen oder Fehlinformationen mit sich bringt. Die Frage, die sich jedoch viele Unternehmen stellen ist: Wie schreibe ich eine Pressemitteilung und welche Informationen muss sie enthalten?
Der Aufbau
Eine Pressemitteilung kann in fünf Abschnitte gegliedert werden. Der Erste umfasst die Kennzeichnung. Hier sollten Sie deutlich bezeichnen um was für einen Pressetext es sich handelt. In der Regel wird hier zwischen Presse-Information, Pressemitteilung und Presseerklärung unterschieden. Zweiteres definiert sich dadurch, dass in einer Mitteilung auf etwas verwiesen wird, Stellung bezogen wird oder Sachverhalte erläutert werden. Häufig handelt es sich um neue Informationen zum Unternehmen, die mit der Öffentlichkeit geteilt werden sollen, wie z.B. ein Inhaberwechsel oder ein neues Projekt.
Nach der Kennzeichnung folgt einer der wichtigsten Punkte der Pressemitteilung: Die Überschrift. Sie muss kurz und prägnant den Kern der Neuigkeit zusammenfassen und damit die Aufmerksamkeit der Journalisten auf sich ziehen.
Anschließend beginnt der Fließtext. Im ersten Abschnitt, dem Lead, müssen alle W-Fragen beantwortet werden. Achten Sie darauf, dass dieser Absatz für sich stehen kann, denn es kann durchaus sein, dass Pressemitteilungen von den Journalisten gekürzt werden und nur dieser Teil übrig bleibt.
Die W-Fragen:
Wer? Was? Wann?
Wo? Warum? Wie? Wozu?
Im nächsten Absatz können Sie noch erweiterte Informationen beschreiben, wie zum Beispiel weiterführende Daten zur Organisation oder zu dem Projekt. Sowohl im Lead, als auch im weiteren Abschnitt können Sie zur Auflockerung des Textes Zitate verwenden. Dadurch können Informationen lebendiger vermittelt werden. Wichtig ist dabei, dass Sie die zitierten Passagen der zitierten Person vorlegen und ihr Einverständnis dazu einholen.
Geschlossen wird die Pressemitteilung mit der Angabe einer Ansprechperson und deren Kontaktdaten, sodass Journalisten bei offenen Fragen diese kontaktieren können.
Die Form
Eine Pressemitteilung sollte kurz und prägnant sein. Je nach Thema sollte sie deshalb nicht länger als eine DIN A4 Seite sein. Für den Textkörper wird ein 1,5 bis zweifacher Zeilenabstand sowie eine gut lesbare Schrift (z.B. Arial) genutzt. Fügen Sie in der Kopfzeile des Dokuments Ihr Logo ein, sodass auf den ersten Blick erkennbar ist um welches Unternehmen es sich handelt. Die fertige Mitteilung können Sie dann an die Ihnen bekannte Nachrichtendienste per E-Mail versenden. Hier sollte auch in dem Betreff der E-Mail klar ersichtlich sein, dass es sich um eine Pressemitteilung handelt.
Auch wenn eine Pressemitteilung durch eine Firma selbst geschrieben werden kann, fehlt es besonders in klein- und mittelständischen Unternehmen den zuständigen Personen oft an Zeit dafür. Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein Pressemitteilungen outzusourcen. Ein Profi kann diese nicht nur oft schneller schreiben, sondern ist geübt in der Formulierung journalistischer Texte, was die Veröffentlichung der Pressemitteilung begünstigen kann. Wenden Sie sich dazu an die Medienagentur Ihres Vertrauens oder kontaktieren Sie uns – wir sind Ihnen gerne behilflich!
JR Medienagentur GbR 